Samenwerken is niet altijd makkelijk, zeker niet voor franchiseorganisaties die met verschillende zelfstandige ondernemers moeten werken. Gelukkig is er een simpel model van Ring en Van de Ven (1994) dat helpt om samenwerkingen beter te begrijpen en te laten slagen. In deze blogpost leggen we in eenvoudige woorden uit hoe je als franchiseorganisatie dit model kunt gebruiken om sterke samenwerkingen op te bouwen.
Het Basisidee: Samenwerking als Een Cyclisch Proces
Het model van Ring en Van de Ven laat zien dat samenwerken niet gewoon een rechte lijn is van begin tot eind. In plaats daarvan verloopt samenwerking in cirkels, waarin je steeds weer terugkomt op belangrijke stappen. Deze stappen – onderhandelen, afspraken maken, uitvoeren, en opnieuw onderhandelen – kunnen door elkaar heen lopen en soms opnieuw beginnen. Dit hangt af van hoe complex de samenwerking is en hoeveel vertrouwen er is tussen de partijen.
Dit cyclische proces betekent dat je als bedrijf voortdurend moet werken aan het behouden van een evenwicht tussen formele afspraken (zoals contracten) en informele afspraken (zoals mondelinge overeenkomsten).
1. De Onderhandelingsfase: Gezamenlijke Verwachtingen
De eerste stap in dit model is de onderhandelingsfase. Dit is het moment waarop partijen samen gaan zitten om te bespreken wat ze willen bereiken, hoeveel ze willen investeren, en welke risico’s ze zien. Het is belangrijk dat iedereen op één lijn zit voordat de samenwerking echt van start gaat.
Onderhandelingen zijn niet alleen formeel, met contracten en afspraken, maar ook informeel. Denk bijvoorbeeld aan hoe je elkaar leert kennen en hoe je vertrouwen opbouwt. Deze informele momenten zijn net zo belangrijk, omdat ze de basis leggen voor een goede samenwerking.
2. De Verbintenissenfase: Afspraken Vastleggen
Zodra er overeenstemming is bereikt tijdens de onderhandelingen, gaan partijen over tot de verbintenissenfase. Hier worden de afspraken vastgelegd, hetzij in een officieel contract, hetzij in een informele mondelinge afspraak. Voor franchiseorganisaties kunnen informele afspraken, zoals een handdrukdeal, net zo waardevol zijn als een formeel contract.
Deze fase draait om duidelijkheid. Het is belangrijk dat iedereen precies weet wat er van hen wordt verwacht en welke regels er gelden. Dit voorkomt misverstanden en helpt de samenwerking soepel te laten verlopen.
3. De Uitvoeringsfase: Het Werkelijke Werk
In de uitvoeringsfase worden de gemaakte afspraken in de praktijk gebracht. Dit betekent dat bestellingen worden geplaatst, betalingen worden gedaan en dat iedereen doet wat nodig is om de samenwerking te laten slagen.
In het begin kunnen strikte regels en duidelijke rolverdelingen helpen om de samenwerking voorspelbaar en beheersbaar te houden. Maar naarmate de samenwerking vordert, groeit het vertrouwen en worden de relaties persoonlijker, waardoor er meer ruimte komt voor flexibiliteit.
4. Nieuwe Onderhandelingen: Problemen Oplossen
Naarmate de samenwerking zich ontwikkelt, kunnen er nieuwe situaties of problemen ontstaan. In dat geval moeten de partijen opnieuw onderhandelen om deze uitdagingen aan te pakken. Dit kan betekenen dat sommige afspraken worden aangepast, terwijl andere gewoon blijven zoals ze zijn.
Soms kan het nodig zijn om de samenwerking helemaal te beëindigen, bijvoorbeeld wanneer de doelen zijn bereikt of als de samenwerking niet meer goed werkt. In deze fase is het belangrijk om duidelijk te communiceren en afspraken goed vast te leggen, om eventuele problemen te voorkomen.
De Rol van Identiteit en Insluiting
Ring en Van de Ven wijzen erop dat het gevoel van ‘erbij horen’ en een gedeelde identiteit belangrijk zijn voor een succesvolle samenwerking. Franchisebedrijven moeten werken aan het opbouwen van een gezamenlijke identiteit en ervoor zorgen dat alle betrokkenen zich onderdeel voelen van het team.
Dit doe je door goed te communiceren en ervoor te zorgen dat iedereen zich veilig voelt en duidelijk weet wat er van hen wordt verwacht. Zo creëer je een sterke, hechte samenwerking waarin iedereen zich thuis voelt.
Balans Tussen Formele en Informele Processen
Het model van Ring en Van de Ven laat zien dat het belangrijk is om een goede balans te vinden tussen formele en informele afspraken. Te veel formele regels kunnen de samenwerking star en moeilijk maken, terwijl te veel informele afspraken kunnen leiden tot onzekerheid en wantrouwen.
Als franchiseorganisatie is het belangrijk om goed te luisteren naar je partners, regelmatig contact te houden en zowel formele als informele afspraken serieus te nemen. Zo bouw je aan een duurzame en succesvolle samenwerking.
Conclusie
Het model van Ring en Van de Ven biedt een eenvoudig en praktisch hulpmiddel voor franchisebedrijven die willen werken aan sterke samenwerkingen. Door de stappen van onderhandelen, afspraken maken, uitvoeren en opnieuw onderhandelen goed te doorlopen, en door een goede balans te vinden tussen formele en informele afspraken, kunnen franchisebedrijven succesvolle en duurzame relaties opbouwen.
____________________________________________________________________
Bron: Ring, P. S., & van de Ven, A. H. (1994). Developmental Processes of Cooperative Interorganizational Relationships. The Academy of Management Review, 19(1), 90–118. https://doi.org/10.2307/258836
